Ratgeber
Boris Szelcsanyi
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Die größte Hürde bei der Einführung neuer Software ist nicht die Auswahl, sondern die tatsächliche Nutzung durch das Team – erfahrene, langjährige Sicherheitskräfte lassen sich schwerer überzeugen als neue Mitarbeitende, weil es um eine Umstellung von Gewohnheiten geht, nicht um die Technik.
Machen Sie die App vom ersten Tag an verbindlich und geben Sie der Einführung zwei bis drei Wochen konsequenter Durchsetzung, bis sie zur Routine wird – Unternehmen, die die Nutzung als optional positionieren, haben die schlechtesten Akzeptanzraten.
„Ich habe vergessen, mich anzumelden“ ist die häufigste Beschwerde; OnDuty begegnet dem mit mehreren anpassbaren Benachrichtigungen vor jeder Schicht (24 Stunden, 2 Stunden, 30 Minuten und zum Schichtbeginn) sowie der kommenden vorzeitigen Anmeldung (Early Check-In).
Das Onboarding einer neuen Sicherheitskraft dauert mit OnDuty nur noch etwa fünf Minuten: Die Führungskraft gibt eine E-Mail-Adresse ein, die Zugangsdaten und Download-Links kommen automatisch, und die Person ist vor Schichtbeginn einsatzbereit.
Positionieren Sie die App nicht als Überwachungswerkzeug, sondern als Entlastung – jede neue Funktion sollte eine Aufgabe abnehmen statt einen weiteren Bildschirm hinzuzufügen; Führungskräfte wünschen sich weniger manuelle Arbeit, nicht mehr Funktionen.
!Benutzeroberfläche der App für das Management von Sicherheitspersonal
In den vergangenen Jahren habe ich Hunderte Gespräche mit Führungskräften von Sicherheitsunternehmen geführt. Und eines unterschätzen fast alle: Die Mitarbeitenden dazu zu bringen, die Software tatsächlich zu nutzen, ist schwieriger als die Auswahl der Software selbst.
In der Demo sehen die Funktionen groß aus. Die ROI-Berechnungen ergeben Sinn. Doch dann führen Sie die Lösung ein – und die Hälfte Ihres Teams schickt ihre Stunden weiterhin per SMS oder „vergisst“, die App zu nutzen.
Im Folgenden schildere ich, was ich darüber gelernt habe, warum das passiert und was wirklich hilft, es zu beheben.
1. Ihre erfahrenen Sicherheitskräfte sind am schwersten zu überzeugen
Neue Mitarbeitende passen sich schnell an. Sie laden die App am ersten Tag herunter, folgen den Onboarding-Schritten und stellen sie nie infrage. So läuft das hier eben.
Ihre langjährigen Mitarbeitenden mit zehn Jahren Erfahrung? Eine andere Geschichte.
Ein Einsatzleiter hat es perfekt auf den Punkt gebracht: „Es liegt nicht daran, dass OnDuty AI kompliziert wäre. Es liegt daran, dass meine erfahrenen Leute diesen Job seit Jahren ganz ohne System machen. Nicht die App ist das Problem – es ist die Umstellung der Gewohnheiten.“
Das deckt sich mit dem, was wir in nahezu jedem Unternehmen beobachten. Die Sicherheitskräfte, die sich am schwersten tun, kämpfen nicht mit der Technik. Sie kämpfen damit, etwas anders zu machen, als sie es seit einem Jahrzehnt gewohnt sind.
Was wirklich hilft:
Machen Sie die App vom ersten Tag an verbindlich. Nicht auf drohende Weise, sondern ganz selbstverständlich. „So erfassen wir jetzt die Arbeitszeit.“ Die Unternehmen, die sie als optional oder „wenn es passt“ positionieren, haben die schlechtesten Nutzungsraten.
Noch wichtiger: Zeigen Sie den Mitarbeitenden, was für sie dabei herausspringt. Niemanden interessiert, dass Sie bei der Lohnabrechnung Zeit sparen. Aber wenn eine Sicherheitskraft merkt, dass sie nie wieder über ihre Stunden diskutieren muss, weil alles automatisch protokolliert wird? Dann fällt der Groschen.
Geben Sie dem Ganzen zwei bis drei Wochen konsequenter Durchsetzung. Danach wird es zur Routine. Doch wenn Sie in diesem Zeitfenster jemandem erlauben, „nur dieses eine Mal“ auszusetzen, stehen Sie wieder am Anfang.
2. „Ich habe vergessen, mich anzumelden“ ist die Beschwerde Nummer eins
Fragen Sie eine beliebige Führungskraft, was sie am häufigsten von ihrem Team hört. Es ist dies: „Tut mir leid, ich habe vergessen, mich anzumelden.“
Verpasste Anmeldungen lösen eine ganze Kette von Problemen aus. Die Sicherheitskraft muss jemandem schreiben. Die Führungskraft muss die Aufzeichnungen manuell korrigieren. Ihre Zeitdaten werden unzuverlässiger. Alle sind genervt.
Wir haben viel Zeit in dieses Thema investiert, weil es so häufig auftritt.
Unsere Lösung:
Mehrere Benachrichtigungen vor jeder Schicht – 24 Stunden vorher, 2 Stunden vorher, 30 Minuten vorher und zum Schichtbeginn. Nicht jede und jeder braucht alle davon, deshalb können Führungskräfte anpassen, was für ihr Team sinnvoll ist.
Außerdem führen wir demnächst die vorzeitige Anmeldung (Early Check-In) ein. Sicherheitskräfte, die zehn Minuten früher eintreffen, können sich sofort anmelden, statt herumzustehen und auf den exakten Schichtbeginn zu warten. Klingt nach einer Kleinigkeit, beseitigt aber einen echten Reibungspunkt.
3. Sobald sie es nutzen, mögen die meisten Sicherheitskräfte es tatsächlich
Das hat mich anfangs überrascht. Ich hatte mit Widerstand gerechnet. Was ich stattdessen nach ein paar Wochen von den meisten Sicherheitskräften höre: Erleichterung.
Überlegen Sie, wie ihr Arbeitsalltag vorher aussah. Handschriftliche Zeitnachweise. Vorfallberichte auf Papier. Am Monatsende versuchen, sich zu erinnern, welche Schichten man gearbeitet hat. Streit bei der Lohnabrechnung, weil die Notizen von jemandem nicht mit dem Dienstplan übereinstimmen.
Und heute? Sie tippen auf einen Button, ihre Zeit ist erfasst, und fertig. Kein Papierkram. Kein Streit um Stunden. Alles wird automatisch aufgezeichnet.
Eine Führungskraft erzählte mir, dass ihre Sicherheitskräfte die alte Vorgehensweise „das finstere Mittelalter“ zu nennen begannen. Da wusste ich, dass wir auf dem richtigen Weg sind.
Ausführlicheres Feedback haben wir in unserem Artikel darüber gesammelt, wie Sicherheitskräfte die Nutzung von Personal-Apps tatsächlich erleben.
!Von papierbasierten Prozessen zum digitalen Personalmanagement
Die Lektion daraus: Positionieren Sie die App nicht als Überwachungswerkzeug. Positionieren Sie sie als etwas, das das Leben der Mitarbeitenden leichter macht. Der Unterschied bei der Akzeptanz ist wie Tag und Nacht.
4. Das Onboarding dauerte früher Tage. Heute dauert es Minuten.
Ich habe Horrorgeschichten über Altsysteme gehört. Onboarding-Prozesse über drei Tage. IT-Tickets, um Konten anzulegen. Desktop-Software, die nur auf bestimmten Rechnern läuft. Sicherheitskräfte, die ihre erste Schicht nicht antreten konnten, weil ihre Zugangsdaten nicht bereit waren.
Das ist absurd. Es sollte nicht länger dauern, einen Mitarbeitenden in Ihrer Software einzurichten, als ihm eine Uniform auszuhändigen.
Wie wir das gelöst haben:
Die Führungskraft gibt die E-Mail-Adresse der neuen Sicherheitskraft ein
Die Sicherheitskraft erhält Zugangsdaten und Download-Links automatisch
Die Sicherheitskraft durchläuft ein paar Onboarding-Schritte in der App
Und ist einsatzbereit
Von Anfang bis Ende vielleicht fünf Minuten. Eine neue Sicherheitskraft kann vollständig eingerichtet sein, noch bevor ihre erste Schicht überhaupt beginnt.
Das ist wichtiger, als viele denken. Jeder Tag mit Reibungsverlusten beim Onboarding ist ein Tag, an dem der oder die Neue denkt: „Hier ist alles unorganisiert.“ Erste Eindrücke bleiben haften.
5. „Mehr Funktionen“ ist nicht das, was Führungskräfte wirklich wollen
Wenn ich Führungskräfte frage, was die Software ihrer Meinung nach können sollte, lautet die Antwort selten „mehr Funktionen hinzufügen“. Fast immer ist es eine Variante von: „Ich möchte weniger manuelle Arbeit.“
Schichtangebote automatisch erzeugen, statt sie abzutippen. Mitarbeiterdaten aus Dokumenten übernehmen, statt sie von Hand einzugeben. Berichte erstellen, ohne alles nach Excel zu exportieren und neu zu formatieren.
Wir arbeiten an KI-gestützten Funktionen, die genau das übernehmen – Dokumente scannen, um Formulare automatisch auszufüllen, Verträge aus vorhandenen Daten generieren, solche Dinge.
Aber worauf es ankommt, ist das Prinzip: Jede Funktion, die wir entwickeln, sollte jemandem eine Aufgabe abnehmen und nicht einen weiteren Bildschirm hinzufügen, durch den man sich klicken muss.
Was bringt Unternehmen dazu, neue Software tatsächlich weiterzuempfehlen?
Diese Frage stelle ich in unseren Gesprächen immer. Was bringt jemanden nach all den Mühen eines Systemwechsels dazu, zu sagen: „Ja, das solltet ihr auch nutzen“?
Es läuft auf einige wenige Dinge hinaus:
Kontrolle. Zu wissen, wo Ihr Team ist und was passiert, ohne zum Telefon greifen zu müssen.
Zuverlässigkeit. Sicherheitskräfte, die pünktlich erscheinen, weil sie die Erinnerungen erhalten haben. Schichten, die abgedeckt werden, weil das System die Lücke gemeldet hat.
Weniger Verwaltungsaufwand. Eine Lohnabrechnung, die praktisch von selbst läuft. Dienstpläne, für die man keinen Doktortitel in Tabellenkalkulation braucht.
Eine Führungskraft brachte es einfach auf den Punkt: „Ich fürchte mich nicht mehr vor den Montagmorgen.“
Das ist das Ziel. Keine auffälligen Funktionen. Sondern einfach, die Arbeit weniger mühsam zu machen.
Der wahre Maßstab für Erfolg
Etwas, worüber ich viel nachdenke: Die beste Software wird irgendwann unsichtbar. Man bemerkt gar nicht mehr, dass man sie benutzt. Sie funktioniert einfach, und man kommt zur eigentlichen Arbeit.
Das ist schwerer zu erreichen, als es klingt. Aber genau darauf arbeiten wir hin.
Wenn Sie Software für das Personalmanagement evaluieren, schauen Sie nicht nur auf die Funktionsliste. Fragen Sie, wie andere Unternehmen ihre Teams dazu gebracht haben, sie tatsächlich zu nutzen. Genau daran entscheidet sich bei den meisten Einführungen Erfolg oder Misserfolg.
Neugierig, wie andere Sicherheitsunternehmen die Umstellung gemeistert haben? Buchen Sie eine Demo, und ich teile einige echte Geschichten von Teams, die es durchlaufen haben.