Riflessione su un anno con PSM: Da prova a trasformazione operativa
Riflessione su un anno con PSM: Da prova a trasformazione operativa
Su PSM
PSM Austria è un'azienda di sicurezza austriaca affermata con oltre 200 dipendenti. La vita operativa è caratterizzata da luoghi di lavoro variabili, diversi modelli di turni e alte richieste di affidabilità e qualità.
Proprio in questo contesto, una pianificazione precisa, orari di lavoro trasparenti e processi coerenti sono fondamentali – sia per l'eccellenza operativa che per la fiducia di dipendenti e clienti.
Uno dei nostri primi clienti di punta
Un anno fa, PSM ha deciso di intraprendere nuove strade ed è diventata uno dei nostri primi clienti di punta. Gli obiettivi erano chiaramente definiti:
- Aumentare il controllo operativo – Migliorare l'efficienza e l'efficacia nel lavoro quotidiano
- Ridurre gli sforzi manuali – meno amministrazione, più tempo per l'essenziale
- Eliminare gli errori nella pianificazione dei turni – nessuna sovrapposizione, nessun turno dimenticato
- Minimizzare i rischi – prevenire turni persi, check-in in ritardo e dati mancanti
- Rendere disponibili centralmente e in modo revisionabile tutti i dati del personale
- Garantire la compliance – soddisfare le crescenti esigenze normative e requisiti più severi nel settore della sicurezza
Ciò che è iniziato come un test si è rapidamente trasformato in un cambiamento operativo profondo.
Un anno in numeri
- Tempo di pianificazione: Ridotto da ore a minuti
I processi precedentemente distribuiti sono stati unificati in un sistema continuo e auditabile.
Pianificazione dei turni: Da ore a minuti
Prima dell'introduzione di OnDuty, la pianificazione dei turni era dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori. Le modifiche portavano spesso a lavoro supplementare, controlli manuali e incertezze.
Con lo strumento di pianificazione intelligente di OnDuty:
- ✓ I turni vengono creati in pochi minuti
- ✓ Il sistema rileva automaticamente sovrapposizioni, violazioni dei periodi di riposo e conflitti di disponibilità
- ✓ Controlli di plausibilità vengono effettuati già durante la pianificazione
- ✓ Ogni modifica è automaticamente documentata e tracciabile
Risultato: Un solo disponente gestisce in modo affidabile un volume che prima richiedeva risorse significativamente maggiori.
Buste paga senza interruzioni di sistema
Nel corso dell'anno, sono state create centinaia di buste paga direttamente sulla base dei dati operativi.
Poiché tutti gli orari di lavoro, le modifiche ai turni, le assenze e le correzioni sono disponibili centralmente e in modo coerente sulla piattaforma OnDuty:
- ✓ Fatturazione più rapida – nessun trasferimento manuale dei dati necessario
- ✓ Trasparenza totale – ogni ora è tracciabile
- ✓ Dati revisionabili – tutte le modifiche sono automaticamente documentate
Le riconciliazioni manuali tra i sistemi appartengono al passato.
Controllo operativo, rischio e compliance
Documentazione audit-sicura come standard
Un elemento centrale del lavoro quotidiano è il registro audit integrato. Per le aziende di sicurezza, la tracciabilità non è un'opzione – è un obbligo.
Cosa significa questo per PSM:
- ✓ Tutti i piani di lavoro, le modifiche e gli orari sono storicamente salvati
- ✓ Ogni adattamento è tracciabile temporalmente e organizzativamente
- ✓ Le modifiche vengono automaticamente documentate – senza sforzo manuale
- ✓ Dati revisionabili disponibili per controlli interni ed esterni in qualsiasi momento
Questa trasparenza non solo facilita la vita operativa quotidiana, ma crea anche fiducia tra dipendenti, management e revisori esterni.
Cosa dice il personale di sicurezza
Anche a livello operativo, l'effetto si è manifestato rapidamente:
- Piani di lavoro chiari → Meno richieste di chiarimento, maggiore certezza nella pianificazione
- Meno modifiche dell'ultimo minuto → Migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata
- Orari di lavoro trasparenti → Nessuna discussione sulla fatturazione
- Fiducia nel sistema → Maggiore soddisfazione dei dipendenti
Processi affidabili influenzano direttamente la motivazione e la soddisfazione.
Fondamento per una qualità di processo strutturata
Oltre all'efficienza, è emerso un altro effetto importante: qualità di processo strutturata.
- Procedure standardizzate → Processi coerenti a livello aziendale
- Conservazione centralizzata dei dati → Una Single Source of Truth
- Controlli automatici → Gli errori vengono prevenuti, non corretti
Grazie a queste misure, PSM è riuscita a ridurre i costi di overhead e opportunità e allo stesso tempo a migliorare in modo sostenibile la qualità dei processi interni.
In questo modo è stata creata la base operativa per un sistema di gestione della qualità sistematica.
Un anno dopo: La trasformazione
Ciò che è iniziato come un esperimento si è trasformato in una trasformazione misurabile.
Con una piattaforma, processi chiari e logica automatizzata, PSM ha dimostrato: Le moderne soluzioni di gestione della forza lavoro forniscono risultati concreti e misurabili nelle operazioni reali.
E questo è solo l'inizio.
La riflessione su questo primo anno con PSM mostra quanto possa essere efficace la tecnologia giusta – per efficienza operativa, compliance e soddisfazione dei dipendenti.
Non vediamo l'ora di continuare a collaborare e di raggiungere i prossimi traguardi.
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