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Dokumente

Jedes Dokument dort, wo es hingehört — und unterschrieben, wo es zählt

Personalakten, Kundenunterlagen, Vertrags- und Objektdokumente liegen an der Stelle, zu der sie gehören, statt in einem gemeinsamen Laufwerk. Mitarbeitende unterschreiben in der App, Kunden vor Ort auf dem Gerät — und jede Unterschrift ist an genau die Fassung gebunden, die unterschrieben wurde.

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Abgelegt am Objekt, nicht im Ordnerbaum

  • An Mitarbeitenden, Kunden, Aufträgen und Objekten

    Ein Dokument hängt an der Person, am Kunden, am Auftrag oder am Objekt — und ist dort zu finden, wo jemand danach sucht. Ordner lassen sich organisationsweit vorgeben oder je Datensatz anlegen, mit Versionen, Dateityp und frei belegbaren Zusatzfeldern.

  • Sichtbar für die, die es angeht

    Ein Ordner kann für Mitarbeitende sichtbar sein oder rein intern bleiben — die interne Personalnotiz erscheint nicht in der App. Kunden sehen in ihrem Portal ausschließlich Dokumente ihres eigenen Datensatzes; eine Personalakte ist über das Portal technisch nicht erreichbar.

  • Unterschreiben in der App und vor Ort

    Eine Vorlage wird einmal hochgeladen und bekommt ihre Felder: wo Name, Ort und Datum stehen und wo unterschrieben wird. Beim Signieren entsteht daraus die persönliche Fassung — die der Mitarbeitende anschließend in seinem eigenen Dokumentenordner wiederfindet.

  • Prüfung von Ausweis- und Nachweisdokumenten

    Hochgeladene Ausweise und Nachweise werden maschinell gelesen und geprüft, einschließlich der maschinenlesbaren Zone. Beim Abschluss des Onboardings prüft der Server — nicht die App —, ob die geforderten Dokumente vorliegen und gültig sind.

Von der Vorlage bis zum belastbaren Nachweis

Eine Unterschrift ohne die Fassung, auf die sie sich bezieht, beweist nichts.

Was Sie sich damit ersparen

  • Suche

    Unterlagen in vier Laufwerken

    Wenn der Versicherungsnachweis mal beim Mitarbeitenden und mal beim Objekt liegt, sucht jede Prüfung doppelt so lange wie nötig.

  • Rückläufer

    Unterschriften hinterhertelefonieren

    Wer noch nicht unterschrieben hat, ist eine Abfrage — keine Liste, die jemand pflegt und die beim nächsten Eintritt schon wieder falsch ist.

  • Streit

    Abnahmen, die bestritten werden

    Ein Leistungsnachweis mit Name, Zeitpunkt, Ort und Prüfsumme lässt sich im Nachhinein nicht in eine andere Zahl verwandeln.

  • Haftung

    Zustimmung zu einem Text von früher

    Wird die Vorlage geändert und die alte Unterschrift mitgenommen, hat niemand dem zugestimmt, was tatsächlich gilt.

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Gut zu wissen

Fragen zur Dokumentenverwaltung

An welchen Datensätzen können Dokumente hängen?
An Mitarbeitenden, Kunden, Aufträgen und Objekten. Die Ablage ist bewusst nicht ein Laufwerk mit Ordnerbaum, sondern am jeweiligen Datensatz verankert — ein Versicherungsnachweis gehört zur Person, eine Objektbeschreibung zum Objekt, eine Auftragsbestätigung zum Auftrag. Ordner lassen sich organisationsweit vorgeben oder nur für einen einzelnen Datensatz anlegen.
Sehen Mitarbeitende alle Dokumente, die bei ihnen liegen?
Nur die Ordner, die dafür freigegeben sind. Ein Ordner kann in der App sichtbar sein oder rein intern bleiben, sodass etwa interne Vermerke nicht im Mitarbeiterzugang auftauchen. Für Kunden gilt dieselbe Trennung strenger: Das Kundenportal liefert ausschließlich Dokumente des verknüpften Kundendatensatzes, Personalakten sind darüber technisch nicht erreichbar.
Wie funktioniert das Unterschreiben?
Sie laden eine PDF-Vorlage hoch und legen fest, wo Name, Ort, Datum und die Unterschrift stehen. Die Vorlage selbst enthält keine persönlichen Daten — sie werden erst beim Signieren eingesetzt, sodass eine Vorlage für die gesamte Belegschaft reicht. Nach dem Unterschreiben liegt die fertige Fassung im Dokumentenordner der Person.
Was passiert, wenn wir eine Vorlage ändern?
Die geänderte Fassung gilt für alle als nicht unterschrieben. Das ist Absicht: Eine Zustimmung zur vorherigen Version sagt nichts über den neuen Text, und sie stillschweigend mitzunehmen wäre derselbe Fehler, wie ein bereits unterschriebenes Dokument nachträglich zu bearbeiten. Wer die neue Fassung noch nicht bestätigt hat, steht sofort wieder als offen in der Liste.
Können auch Kunden unterschreiben?
Ja — Leistungsnachweise werden vor Ort auf dem Gerät abgezeichnet, mit Name, Funktion, Zeitpunkt und Ort der Unterschrift. Jede Unterzeichnung wird als eigener Eintrag gespeichert und nie überschrieben: Wurde falsch unterschrieben oder eine Zahl korrigiert und erneut abgezeichnet, bleibt die gesamte Abfolge nachvollziehbar.
Werden hochgeladene Ausweise geprüft?
Ausweis- und Nachweisdokumente werden maschinell ausgelesen, einschließlich der maschinenlesbaren Zone, und auf Typ und Gültigkeit geprüft. Beim Abschluss des Onboardings entscheidet der Server, ob die geforderten Dokumente vollständig und gültig sind — nicht die App, damit eine ältere App-Version die Prüfung nicht umgehen kann.