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Recruiting & Onboarding

Von der Bewerbung zum ersten Dienst — ohne Papierstapel dazwischen

Im Sicherheits- und Außendienst ändert sich der Personalbedarf wöchentlich: ein neuer Auftrag, eine Veranstaltung, ein Ausfall. Ein eigener Bewerbungslink je Auftrag, ein Onboarding, das Sie selbst zusammenstellen, und ein Pool, aus dem Sie sofort schöpfen — damit aus einer Zusage ein einsatzfähiger Mensch wird und kein Vorgang.

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Ein Zugang je Bedarf, statt ein Formular für alles

  • Bewerbungslinks, die Sie kontrollieren

    Erzeugen Sie je Auftrag oder Kampagne einen eigenen Link — mit Bezeichnung, Ablaufdatum und einer Obergrenze an Einreichungen, jederzeit widerrufbar. Weil jede Bewerbung ihre Herkunft mitbringt, sehen Sie, welcher Kanal tatsächlich Leute liefert und welcher nur Aufwand.

  • Der Pool für den Auftrag, den Sie noch nicht haben

    Nicht jede gute Bewerbung passt zum heutigen Bedarf. Statt sie abzulehnen, wandert sie in den Pool — ein eigener Status, keine Notiz im Freitextfeld. Kommt der Auftrag, auf den die Person gepasst hätte, ist sie noch da und auffindbar.

  • Onboarding, das Sie selbst zusammenstellen

    Felder, Pflichtangaben, Auswahllisten, Hilfetexte und Validierung legen Sie fest. Felder können abhängig von früheren Antworten erscheinen oder zur Pflicht werden, sodass niemand Angaben ausfüllt, die für ihn nicht gelten. Beschriftungen sind mehrsprachig — die Belegschaft ist es auch.

  • Laufende Onboardings bleiben stabil

    Beim Veröffentlichen wird die Definition eingefroren, und wer gerade im Onboarding ist, hängt an dieser Fassung. Sie können den Entwurf jederzeit weiterentwickeln, ohne dass jemandem mitten im Prozess die Formulare unter den Händen wechseln.

Vom Link bis zum freigegebenen Zugang

Zwischen „Ja, ich komme" und dem ersten Dienst liegt der Unterschied zwischen einem besetzten und einem offenen Objekt.

Was Sie sich damit ersparen

  • Vorlaufzeit

    Wochen zwischen Zusage und erstem Dienst

    Wenn Unterlagen per E-Mail laufen und jemand sie abtippt, vergeht die Zeit, in der der Auftrag schon zu besetzen wäre.

  • Abbruch

    Bewerbende, die unterwegs abspringen

    Ein PDF, das ausgedruckt, unterschrieben, fotografiert und zurückgeschickt werden soll, verliert Menschen — gerade die, die morgen anfangen könnten.

  • Doppelerfassung

    Stammdaten, dreimal abgetippt

    Was in der Bewerbung steht, steht nach der Zusage im Personaldatensatz. Niemand überträgt es, also verfälscht es auch niemand.

  • Risiko

    Einsatz ohne gültige Nachweise

    Fehlt die Ausbildungsbescheinigung, soll das vor dem ersten Dienst auffallen — nicht bei der Prüfung ein halbes Jahr später.

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Gut zu wissen

Fragen zu Recruiting & Onboarding

Wie schnell ist jemand tatsächlich einsatzbereit?
Das hängt davon ab, welchen Weg Sie nutzen. Eine Person, die Ihnen bereits bekannt ist, registriert sich über den allgemeinen Link selbst und kann sich sofort per SMS-Code in der App anmelden — der Zugang bleibt aber gesperrt, bis ihn jemand aus der Disposition freigibt. Bei einer Bewerbung über einen Auftragslink entsteht der Personaldatensatz mit der Zusage; wie lange es danach dauert, bestimmen nur noch die Nachweise, die Sie für diesen Einsatz verlangen.
Was passiert mit Bewerbungen, die gerade nicht passen?
Sie wandern in den Pool. Das ist ein eigener Status neben Zusage und Absage, kein Vermerk im Freitext — und damit auch später gezielt durchsuchbar. Wenn der Auftrag kommt, für den die Person gepasst hätte, müssen Sie nicht erneut ausschreiben. Gerade in einem Gewerbe, in dem der Bedarf mit jedem neuen Objekt springt, ist der Pool der Unterschied zwischen „wir suchen" und „wir fragen an".
Können wir das Bewerbungs- und Onboarding-Formular selbst gestalten?
Ja. Felder, Beschriftungen, Auswahllisten, Hilfetexte, Pflichtangaben und Validierung legen Sie fest. Felder können außerdem abhängig von früheren Antworten erscheinen oder zur Pflicht werden — wer keinen Firmenwagen fährt, wird nicht nach dem Führerschein gefragt. Beschriftungen sind übersetzbar, sodass dasselbe Onboarding in mehreren Sprachen läuft.
Was passiert, wenn wir das Onboarding ändern, während jemand mittendrin ist?
Nichts — und das ist Absicht. Beim Veröffentlichen wird die Definition als Momentaufnahme eingefroren, und jedes laufende Onboarding hängt an genau dieser Fassung. Sie können den Entwurf also jederzeit weiterentwickeln, ohne dass sich bei jemandem mitten im Prozess die Pflichtfelder ändern.
Wie ist das mit der DSGVO?
Die Einwilligung wird mit der Bewerbung gespeichert, nicht nur beim Absenden geprüft — Sie können also belegen, dass sie vorlag. Das öffentliche Formular ist ratenbegrenzt und jeder Link einzeln widerrufbar, sodass eine versehentlich weit gestreute Adresse nicht dauerhaft offensteht. Daten liegen in der EU, wie für den Rest der Plattform.
Können bestehende Mitarbeitende Interesse an einem neuen Auftrag bekunden?
Ja. Ist ein Bewerbungslink an einen Auftrag gebunden, können Mitarbeitende aus der App heraus Interesse bekunden, statt dass Sie die Runde telefonisch machen. Bei kurzfristigem Bedarf ist das meist der schnellste Weg: Die Leute sind eingearbeitet, die Nachweise liegen vor, und es fehlt nur die Zuteilung.