Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich: Pflichten, Strafen und was digital zählt

Kaum eine Pflicht ist so unscheinbar und so teuer wie die Arbeitszeitaufzeichnung. Sie steht in einem einzigen Paragrafen des Arbeitszeitgesetzes, und sie wird je Arbeitnehmer bestraft. Für Betriebe mit Schicht- und Außendienstteams, deren Leute an wechselnden Objekten arbeiten, ist sie zugleich am schwersten einzuhalten.

Stand: 26. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung; die Paragrafen sind auf RIS verlinkt.

Was § 26 AZG verlangt

Der Arbeitgeber muss die geleisteten Arbeitsstunden jedes Arbeitnehmers aufzeichnen (§ 26 Abs. 1 AZG). Dazu gehören auch Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraums, wenn einer vereinbart ist.

Drei Erleichterungen gibt es:

1. Fixe Arbeitszeit (Abs. 5a): Ist die Arbeitszeit schriftlich fix vereinbart, genügt es, die Einhaltung am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode zu bestätigen und nur Abweichungen aufzuzeichnen.
2. Ruhepausen (Abs. 5): Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden, wenn ihre Lage fest vereinbart ist oder Arbeitnehmer sie innerhalb eines festgelegten Rahmens selbst wählen.
3. Selbstbestimmte Arbeit (Abs. 3 und 4): Wer Ort und Zeit seiner Arbeit überwiegend selbst bestimmt, für den genügt die tägliche Dauer.

Für Schichtteams helfen die Erleichterungen selten. Wer heute an Objekt A und morgen an Objekt B arbeitet, mit wechselnden Diensten und Einspringern, hat keine fixe Arbeitszeit — und braucht die volle Aufzeichnung.

Dazu kommt ein Recht der Arbeitnehmer: Sie können einmal im Monat eine kostenlose Übermittlung ihrer Aufzeichnungen verlangen (Abs. 8). Und die Arbeitsinspektion kann die Aufzeichnungen jederzeit einsehen (Abs. 6).

Was fehlende Aufzeichnungen kosten

Die Strafen stehen in § 28 AZG:

Entscheidend ist der Zusatz in Abs. 8: Lässt sich die tatsächliche Arbeitszeit wegen fehlender Aufzeichnungen nicht feststellen, wird je Arbeitnehmer gesondert bestraft. Bei einem Team von 40 Personen wird aus einem Versäumnis schnell eine fünfstellige Summe.

Wie lange aufbewahren?

Das AZG nennt keine eigene Frist. Soweit die Aufzeichnungen Grundlage der Lohnverrechnung sind, gilt die Aufbewahrungspflicht der Bundesabgabenordnung: sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen.

Was digital zählt

Das Gesetz schreibt keine Form vor. Eine Excel-Liste ist genauso zulässig wie eine App. Belastbar wird eine Aufzeichnung aber erst durch drei Eigenschaften:

1. Sie entsteht zum Zeitpunkt der Arbeit. Ein Eintrag, der am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragen wird, ist eine Schätzung.
2. Korrekturen bleiben sichtbar. Eine Änderung ist legitim — aber sie muss als Änderung erkennbar sein, mit Zeitpunkt und Person.
3. Sie lässt sich vorlegen. Für die Arbeitsinspektion, für die monatliche Übermittlung an den Arbeitnehmer und für den Kunden, der eine Stunde bestreitet.

Ein Check-in per App mit GPS oder QR-Code am Objekt erfüllt alle drei. Wird dabei der Standort erfasst, braucht es eine Rechtsgrundlage nach DSGVO, und wo ein Betriebsrat besteht, in der Regel eine Betriebsvereinbarung. Die Standorterfassung sollte auf die Dienstzeit begrenzt sein.

Was die Aufzeichnung über das Gesetz hinaus leistet

Die Aufzeichnung ist Pflicht, aber sie ist auch Ihr Beleg. Dieselben Daten, die die Arbeitsinspektion sehen will, beantworten die Reklamation des Kunden, ergeben die Zuschläge nach Kollektivvertrag und landen in der Lohnverrechnung. Wer sie einmal sauber erfasst, nutzt sie viermal.

In OnDuty entsteht die Aufzeichnung beim Check-in am Objekt — per Geofence oder QR-Code —, jede Korrektur behält ihre Spur, und Ruhezeit und Wochenhöchstgrenze prüft der Dienstplan schon beim Einteilen. Mehr dazu auf der Seite Zeiterfassung.