Kundeneinblick: Wie ein Personaldienstleister für Events Aushilfen mit Flex abrechnet

Dieser Kundeneinblick ist bewusst anonymisiert. Wir nennen weder das Unternehmen noch Personen.

Ein Dienstleister aus Österreich stellt Veranstaltern Personal zur Verfügung — für Sicherheit, Einlass und den Ablauf vor Ort. Das Geschäft folgt dem Veranstaltungskalender: An einem Wochenende mit Konzert und Messe braucht es ein Vielfaches der Leute, die an einem ruhigen Dienstag im Einsatz sind.

Ein Kernteam und viele, die nur an Eventtagen kommen

Der Betrieb arbeitet mit zwei Gruppen. Ein festes Kernteam ist das ganze Jahr im Einsatz. Dazu kommen viele fallweise Beschäftigte, die nur dann arbeiten, wenn eine Veranstaltung sie braucht — manche mehrmals im Monat, manche nur ein- oder zweimal in der Saison.

Für die Planung ist das kein Sonderfall, sondern der Normalfall. Für die Kosten einer Software war es lange einer.

Das Problem mit dem Preis pro Platz

Die meisten Dienstplan-Programme rechnen pro Person ab, die im System steht. Für ein Kernteam ist das fair. Für jemanden, der im ganzen Monat einen einzigen Abend arbeitet, heißt das: ein voller Monatspreis für eine Schicht.

Bei vielen Aushilfen summiert sich das schnell. Der Betrieb stand vor der Wahl, entweder für Menschen zu zahlen, die kaum arbeiten, oder sie aus dem System zu lassen und wieder mit Listen und Nachrichten zu planen — mit allem, was dabei verloren geht: wer zugesagt hat, wer tatsächlich da war, wie viele Stunden es waren.

Wie Flex das löst

Mit OnDuty laufen die beiden Gruppen getrennt in der Abrechnung, aber gemeinsam im Dienstplan:

• Kernteam über Fix. Jede Person im festen Team kostet einen Preis pro Monat, der mit der Teamgröße sinkt.
• Fallweise Beschäftigte über Flex. Sie kosten 0,20 € pro gearbeiteter Stunde, höchstens zwölf Stunden je Dienst. Wer in einem Monat nicht im Einsatz ist, kostet nichts.

Damit kann der Betrieb alle Aushilfen im System behalten, auch die, die nur selten kommen. Sie bekommen ihre Dienste in der App, checken am Veranstaltungsort ein, und die gearbeiteten Stunden stehen ohne Nachfragen fest.

Was das für die Planung heißt

Weil Aushilfen nichts kosten, solange sie nicht arbeiten, gibt es keinen Grund mehr, den Pool klein zu halten. Ein größerer Pool heißt: Bei kurzfristigem Bedarf gibt es mehr Leute, die man anfragen kann.

Fallweise Beschäftigte müssen in Österreich für jeden Arbeitstag vor Arbeitsantritt bei der Sozialversicherung gemeldet werden. OnDuty kann diese ELDA-Meldungen aus den geplanten Diensten erzeugen und übermitteln — mehr dazu auf der Seite ELDA-Meldungen für fallweise Beschäftigte.

Für wen sich das übertragen lässt

Das Muster ist nicht auf Sicherheit bei Veranstaltungen beschränkt. Es passt überall, wo ein festes Team von vielen Menschen ergänzt wird, die nur tageweise arbeiten: bei Personaldienstleistern, Veranstaltern, Caterern und allen, die Veranstaltern Personal stellen.

Was Fix und Flex für Ihr Team kosten würden, rechnen Sie auf der Seite Preise aus.